Quy định về điều kiện cần để có thể đặt địa chỉ trụ sở chính công ty

Thứ nhất, địa chỉ phải chính xác, rõ ràng và chủ doanh nghiệp là người sở hữu hợp pháp. Đó được coi là tài sản của công ty . Khi di dời sang địa điểm khác, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên, không thay đổi. Đối với khái niệm quyền sử dụng hợp pháp được hiểu như sau:

– Nhà cửa, đất đai, nhà xưởng do doanh nghiệp mua lại, xây dựng lên thì phải chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp bằng văn bản, giấy tờ, có xác nhận của cơ quan nhà nước theo luật đất đai hiện hành.

– Trường hợp nếu đi thuê lại, phải có hợp đồng rõ ràng, tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất đai, nhà cửa của bên cho thuê. Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê; Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.

Chính vì vậy mà Phòng đăng ký kinh doanh sẽ không cho chúng ta đặt trụ sở chính tại các tòa nhà, trung tâm thương mại, hoặc là cơ quan thuế sẽ gạt thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp bạn khi chúng ta không cung cấp đủ quyền sử dụng đất hợp pháp, hoặc là chưa có đủ giấy phép xây dựng,… để chứng minh.

Quy định cách đặt địa chỉ công ty/doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp 2020 mới nhất

Địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ đất nước Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp đó và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính trên bản đồ; có thể có số điện thoại, số fax hay là email kèm theo.

Những Công ty có xác định địa chỉ rõ ràng thì hoàn toàn có thể đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Công ty ở thành phố có địa chỉ cụ thể, đường, phường, quận. 

Ví dụ như ở thành phố Hồ Chí Minh thì công ty xác định địa chỉ cụ thể: 141 Hồ Văn Huê, phường 9, quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh.

Còn với những Công ty, doanh nghiệp ở tỉnh thì địa chỉ được xác định như sau: ví dụ Thị trấn Diêm Điền, Huyện Thái Thuỵ, tỉnh Thái Bình. 

Với những công ty có địa chỉ ở chung cư thì khi đăng ký kinh doanh chủ doanh nghiệp cần lưu ý: Những căn hộ nằm từ lầu 3 trở lên thì không được đặt làm địa chỉ Công ty. Ngoại trừ các trung tâm thương mại thì chủ doanh nghiệp phải xin được giấy phép kinh doanh, thương mại, dịch vụ cho các tầng lầu.

Quy định về cách đặt địa chỉ công ty theo luật cũ (Luật doanh nghiệp 2014)

Theo điều 43 của Luật doanh nghiệp 2014: “Địa chỉ trụ sở chính của công ty chính là địa chỉ liên lạc của công ty đó trên toàn lãnh thổ Việt Nam, được xác định gồm có số nhà, số ngách/ hẻm/ ngõ phố/ phố, tên đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; có thể bao gồm cả số điện thoại, fax và email (nếu có).“

Quy định về cách đặt địa chỉ công ty theo luật cũ (Luật doanh nghiệp 2005)

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Kế toán Ánh Dương cam kết giúp bạn hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp, thay đổi giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất. Vui lòng liên hệ ngay với Kế toán Ánh Dương nếu bạn vẫn còn thắc mắc về cách đặt địa chỉ công ty trước khi thành lập công ty, hoặc thay đổi giấy phép kinh doanh, thay đổi giấy chứng nhận đầu tư của doanh nghiệp.

Một địa chỉ có thể đặt được nhiều Công ty không? 

Theo quy định hiện hành, một địa chỉ có thể đặt được nhiều Công ty. Một mặt bằng hay nhà đều có thể đặt nhiều Công ty, cho thuê địa chỉ thành lập công ty hoặc thuê địa chỉ để mở Công ty. Điều này trong quy định luật vẫn cho phép.

Ví dụ: Địa chỉ 130 Cộng Hòa, phường 11, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh có đến 2 công ty đặt địa chỉ:  Công ty TNHH Nam Á và Công ty cổ phần Ẩm thực Việt. 

Có thể bạn quan tâm: Vốn điều lệ là gì? Có cần chứng minh khi góp vốn/mở công ty hay không?

Một số lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp

Địa chỉ rõ ràng và có đủ giấy tờ liên quan 

Trong Luật doanh nghiệp 2014 quy định cụ thể về trụ sở chính của Công ty (xem lại ở trên). Việc đặt trụ sở Công ty để thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh, Công ty cần xác định: 

– Với địa chỉ là nhà nguyên căn và có địa chỉ nhà rõ ràng thì ghi như sau:

Ví dụ địa chỉ Công ty A: 204 Hồ Văn Huê, phường 9, quận Phú Nhuận, TP.Hồ Chí Minh hoặc ghi địa chỉ: Số nhà 204 Hồ Văn Huê, phường 9, quận Phú Nhuận, TP.Hồ Chí Minh.

– Với địa chỉ là tòa nhà văn phòng thì có thể ghi như sau: Tầng 1 Quốc Cường Building, Số 57, đường Bàu Cát 6, phường 14, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh .

– Với địa chỉ của doanh nghiệp không có số nhà cụ thể thì có thể ghi: Thị trấn Diêm Điền, huyện Thái Thuỵ, tỉnh Thái Bình.

Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể 

Theo quy định của Luật nhà ở năm 2014 và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP thì căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không sử dụng hoạt động kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp nhỏ hay Công ty lớn. 

Với quy định này rất khó cho những chủ Công ty dù có nhà ở nhưng vẫn không thể đặt trụ sở Công ty tại đó. Tuy nhiên, việc quy định này cũng đảm bảo cho lợi ích chung của mọi người sống trong tòa nhà chung cư, nhà tập thể. Vì mục đích của chung cư hay nhà tập thể chỉ được xây dựng với mục đích để ở. Khi có bất cứ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ dẫn đến tình trạng quá tải điện, nước, an ninh trật tự bị ảnh hưởng,…

Những trường hợp doanh nghiệp lách luật, kê khai không chính xác địa chỉ doanh nghiệp dẫn đến hậu quả khó tránh: 

• Công ty hoạt động sẽ gây khó khăn cho cơ quan thuế, quản lý thị trường xuống Công ty xác minh trụ sở.
• Chi phí thuê mặt bằng, thuê nhà không được khấu trừ theo quy định.
• Không được cơ quan thuế chấp nhận cho việc sử dụng Hoá đơn giá trị gia tăng.

 

Trên quy định đó thì tổ chức, cá nhân đã được cấp giấy phép kinh doanh cho việc sử dụng chung cư làm trụ sở kinh doanh trước 25/11/2014 thì bắt buộc phải chuyển địa điểm kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi Công ty đăng ký kinh doanh.

Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh 

Với những doanh nghiệp có ngành nghề đăng ký kinh doanh đặc thù thì việc khi thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh không được đặt tại chung cư, nhà tập thể còn phải đáp ứng một số yêu cầu tuỳ vào từng ngành nghề cụ thể. 

Với ngành nghề kinh doanh dịch vụ Karaoke thì ở Điều 30 Nghị định 103/2009/NĐ-CP quy định trụ sở chính nơi hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này phải đáp ứng điều kiện: 

• Phòng Karaoke phải có diện tích từ 20m² trở lên không tinh công trình phụ, phải có hệ thống cách âm, phòng cháy chữa cháy.
• Các phòng phải được sử dụng kính không màu làm cửa, bên ngoài có thể nhìn vào, không được quá hai khung dọc và ba khung ngang diện tích không quá 15% diện tích cửa.
• Địa điểm đặt trụ sở phải cách trường học, bệnh viện, cơ sở tín ngưỡng, di tích lịch sử, cơ quan hành chính cách 200m trở lên. 

 

Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khách sạn thì khi thuê địa điểm kinh doanh theo Nghị định 168/2017/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật du lịch năm 2017 quy định rõ về cơ sở vật chất: 

• Có hệ thống nước sạch và thoát nước. 
• Tối thiểu phải có 10 phòng, có lễ tân, phòng vệ sinh chung 
• Có khu vực để xe cho khách. 
• Có phòng ăn, dịch vụ ăn uống với khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn bên đường,…
• Có giường, đệm chăn, ga bọc đệm,.. khi có khách mới…

Với những doanh nghiệp kinh doanh rượu thì theo quy định phải có kho hàng với tổng diện tích sàn sử dụng phải từ 50m² trở lên.

Với những doanh nghiệp vi phạm quy định về việc đặt trụ sở chính sẽ áp dụng các hình phạt tương ứng từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ do hành vi kê khai không trung thực. Bên cạnh đó doanh nghiệp phải có những biện pháp khắc phục sai phạm. 

Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp.

Treo biển hiệu và hoạt động tại trụ sở đã đăng ký

Khi doanh nghiệp thành lập và đi vào hoạt động cần phải treo biển hiệu tại nơi đăng ký đặt trụ sở Công ty theo quy định Điều 38 Luật doanh nghiệp: “Tên doanh nghiệp phải được  gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp”. Khi doanh nghiệp vi phạm quy định này sẽ bị phạt từ 10.000.000 VNĐ – 15.000.000 VNĐ và bắt buộc phải treo biển hiệu Công ty tại nơi đặt trụ sở chính. 

Có thể bạn quan tâm: Thành lập công ty giá rẻ quận 12 và quận Gò Vấp

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính Công ty 

Trước khi có quyết định thay đổi trụ sở chính Công ty, doanh nghiệp cần phải hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm. Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì phải gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh với doanh nghiệp đã đăng ký. 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi Công ty 

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đầu tư (nếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài). 
•  Địa chỉ mới Công ty chuẩn bị chuyển đến.

 

Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa chỉ Công ty 

Chuẩn bị kỹ các hồ sơ, nội dung, biểu mẫu thay đổi địa chỉ Công ty theo quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lý. 

 

Bước 3: Ký hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi địa chỉ Công ty 

• Thời gian hoàn thành việc thay đổi địa chỉ Công ty được quy định trong 6 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ.
• Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: thời gian tiếp nhận và trả hồ sơ từ 03-05 ngày làm việc.
• Trường hợp có thay đổi con dấu Công ty: thời gian trả hồ sơ chỉ 1 ngày làm việc kể từ lúc tiếp nhận.

 

Hồ sơ thay đổi địa chỉ Công ty 

• Thông báo của chủ sở hữu Công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty.
• Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính Công ty đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần.
• Quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên, hội đồng quản trị về việc thay đổi trụ sở chính của Công ty.
• Ngoài ra, những Công ty thay đổi địa chỉ đến các toà nhà thì cần phải có Giấy chứng nhận địa chỉ mới không phải chung cư hay nhà tập thể.

Kế Toán Ánh Dương

nguồn: Cách đặt địa chỉ công ty, thủ tục, hồ sơ thay đổi năm 2021 (ketoananhduong.com)