Kiểm kê tài sản là một hoạt động tốn rất nhiều thời gian và công sức của các tổ chức và doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi mang tới cho người đọc các thông tin liên quan đến kiểm kê tài sản là gì? và cách hệ thống kiểm kê tài sản giải quyết các vấn đề thường gặp của doanh nghiệp.

Kiểm Kê Tài Sản Là Gì?

Kiểm kê tài sản là cách một tổ chức, doanh nghiệp liệt kê và cung cấp thông tin chi tiết về tài sản mà tổ chức, doanh nghiệp đó sở hữu. Hoạt động này có thể bao gồm nhiều loại tài sản khác nhau, từ tài sản cố định hữu hình như tài sản và thiết bị đến tài sản vô hình như tài sản trí tuệ. 

Mục Đích Của Kiểm Kê Tài Sản

Mục đích của việc kiểm kê tài sản là để tổ chức, doanh nghiệp giám sát tài sản mà họ sở hữu để theo dõi và phân tích các vấn đề như vị trí thực tế, yêu cầu bảo trì, khấu hao, hiệu suất và cách xử lý đối với những tài sản đó.

Triển khai một quy trình quản lý tài sản bằng phần mềm là một khâu quan trọng trong quy trình kế toán của công ty. Điều này cũng đảm bảo rằng doanh nghiệp hiểu rõ về các tài sản mà mình sở hữu và đảm bảo rằng những tài sản đó được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Các Tính Năng Chính Của Hệ Thống Quản Lý Kiểm Kê Tài Sản

Có rất nhiều phần mềm quản lý, kiểm kê tài sản trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, nhìn chung các tính năng của các phần mềm này đều giống nhau và chúng chỉ khác biệt ở chỗ có nhà cung cấp phần mềm sẽ tùy chỉnh phần mềm sao cho các tính năng trong phần mềm của họ phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số tính năng chính mà doanh nghiệp nên chọn:

• Quản lý bảo trì: Hãy tìm một hệ thống có chức năng quản lý bảo trì tài sản thiết bị tốt. Doanh nghiệp nên lựa chọn một công cụ cho phép lập kế hoạch, lên lịch sửa chữa định kỳ, bảo trì khắc phục khẩn cấp và kiểm kê tài sản của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi sự cố gây gián đoạn được giảm xuống mức thấp nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Báo cáo chi tiết: Một tiêu chí quan trọng khác đó là hệ thống đó có khả năng cung cấp các báo cáo cho các loại tài sản một cách chi tiết nhất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp phân tích được các khía cạnh khác nhau trong kho tài sản của mình, từ tỷ lệ khấu hao đến giá trị của tài sản để theo dõi và so sánh hiệu suất.

• Hỗ trợ tùy chỉnh quy trình, biểu mẫu: Một hệ thống có thể tùy chỉnh và có thể định cấu hình dễ dàng có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có thể điều chỉnh được quy trình công việc, tài liệu mẫu và biểu mẫu cho phù hợp với mức độ phức tạp của các quy trình và chính sách của doanh nghiệp mình. Một phần mềm dựa trên điện toán đám mây và tương thích với thiết bị di động cũng sẽ một yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm để có thể linh hoạt và dễ dàng sử dụng.

Tại Sao Nên Sử Dụng Phần Mềm Kiểm Kê Tài Sản?

Để có thể ra được quyết định sáng suốt nhất có nên sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản vào trong quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp hay không, doanh nghiệp cần xem xét kỹ hơn những lợi ích mà ứng dụng này có thể mang lại cho doanh nghiệp

Lợi thế quan trọng nhất của phần mềm kiểm kê tài sản so với cách kiểm kê tài sản thủ công là khả năng lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến từng tài sản ở trên một nơi. Những tài liệu như vậy có thể là phiếu bảo hành, biên lai, hướng dẫn sử dụng, v.v. và giữ chúng trong cùng một hệ thống là một cách tuyệt vời để cải thiện tổ chức và tính hiệu quả của quy trình kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.

Phần mềm kiểm kê tài sản cũng sẽ được nhiều doanh nghiệp nếu cung cấp tính năng tự động lên lịch bảo trì và thực hiện cập nhật, kiểm tra từ xa đối với việc kiểm kê tài sản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá cho người quản lý cũng như nhân viên sử dụng.

Một lợi ích lớn khác là khả năng giảm tổn thất do trộm cắp tài sản có giá trị thông qua xác minh thực tế và đánh dấu tài sản cố định. Điều này có nghĩa là phần mềm kiểm kê tài sản có thể tạo ra bản kiểm kê tài sản chính xác nhất có thể so sánh với tài sản vật chất. Sự khác biệt có thể được xác định và giải quyết nhanh chóng so với các phương pháp thủ công.

Thay Đổi Cách Thức Kiểm Kê Tài Sản Thủ Công Bằng Phần Mềm Kiểm Kê Tài Sản

Quá trình kiểm kê tài sản là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo sự hiểu rõ và kiểm soát chặt chẽ về các tài sản mà họ sở hữu. Trong quá khứ, việc thực hiện kiểm kê tài sản thường được thực hiện thủ công từ các nhân viên. Tuy nhiên, nhờ sự phát triển của công nghệ, chuyển đổi từ quy trình kiểm kê tài sản thủ công sang sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản đã mở ra một loạt các tiềm năng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Bằng cách sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản, doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ tự động hóa và tích hợp dữ liệu, từ đó giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công và khắc phục các sai sót phổ biến. Việc sử dụng phần mềm giúp tăng cường độ chính xác và tốc độ của quy trình kiểm kê tài sản, đồng thời giảm bớt công sức và thời gian mà nhân viên phải bỏ ra.

Ngoài ra, phần mềm kiểm kê tài sản cung cấp khả năng phân cấp tài sản và lưu trữ thông tin tài sản một cách hiệu quả hơn. Các dữ liệu liên quan đến vị trí, tình trạng, giá trị và lịch sử sử dụng tài sản đều được quản lý một cách cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp có một cái nhìn toàn diện về tài sản mà họ sở hữu và giúp họ đưa ra quyết định thông minh về bảo trì, đầu tư và tái phân bổ tài sản.