Hướng Dẫn Cách Tạo Và Ký Hợp Đồng Điện Tử Trên Hệ Thống Hợp Đồng Điện Tử EFY-eCONTRACT

Hiện nay, việc sử dụng hợp đồng điện tử trong các doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến vì đây là hình thức ký hợp đồng hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian, hạn chế việc đi lại, cho phép ký hợp đồng đường dài dễ dàng chỉ trong vài phút. Tuy nhiên, nhiều khách hàng vẫn thắc mắc, việc tạo và ký hợp đồng điện tử có thực sự dễ dàng và thuận tiện hay không? Dưới đây, EFY Việt Nam hướng dẫn chi tiết cách tạo và ký hợp đồng điện tử trên hệ thống EFY-eCONTRACT.

1. Ký kết hợp đồng điện tử là gì?

Ký kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng trao đổi dữ liệu điện tử, điện tín, điện tín, thư điện tử, tập tin điện tử... hoặc các thông điệp dữ liệu khác được thể hiện dưới dạng điện tử để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch. hợp đồng.

>>> Tham khảo về phần mềm hợp đồng điện tử tại website: https://econtract.efy.com.vn/

2. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử thực hiện theo 3 bước sau đây: 

Bước 1: Lập đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Để làm cơ sở cho việc giao kết hợp đồng điện tử, bên liên quan phải yêu cầu giao kết hợp đồng và bày tỏ mong muốn hợp tác với đối tác. Lúc này, bên yêu cầu ký kết hợp đồng cần thực hiện các việc sau:

Hệ thống hợp đồng điện tử đăng nhập: Hệ thống phần mềm điện tử đăng nhập doanh nghiệp được cài đặt trên máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh và các thiết bị điện tử khác.

Tạo hợp đồng: Bên yêu cầu ký kết hợp đồng cần cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá cả, phương thức thanh toán… và thiết lập hệ thống các điều khoản, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trên cơ sở đó. Thỏa thuận giữa các bên.

Tạo quy trình chữ ký: Người yêu cầu hợp đồng cần tạo quy trình chữ ký: xác định yêu cầu chữ ký, vị trí chữ ký, thứ tự chữ ký, chủ thể chữ ký trên hợp đồng điện tử.

Thực hiện chữ ký số: Các bên yêu cầu hợp đồng phải ký điện tử vào vị trí tương ứng của mình để xác thực và bảo vệ nội dung hợp đồng.

Gửi hợp đồng điện tử cho bên đề xuất: Sau khi hoàn tất các công việc sẽ tiến hành gửi hợp đồng điện tử cho bên khách hàng.

Bước 2: Xác nhận nội dung và phản hồi yêu cầu hợp đồng

Khi nhận được hợp đồng điện tử từ người đề nghị, người đề nghị sẽ nhận được email tự động xác nhận đã nhận được hợp đồng điện tử. Tất cả những gì bên đề xuất cần làm là truy cập trực tiếp vào link hợp đồng điện tử để xem lại các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng. Lúc này sẽ có 02 tình huống xảy ra:

Trường hợp 1: Các bên được đề nghị đồng ý các điều khoản của hợp đồng và xác nhận việc giao kết hợp đồng bằng việc ký hợp đồng điện tử có chữ ký số.

Trường hợp 2: Bên dự định ký hợp đồng không đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng nên không ký điện tử mà gửi yêu cầu sửa đổi hợp đồng.

Bước 3: Hoàn thiện và thực hiện hợp đồng

Sau khi đồng ý toàn bộ nội dung của hợp đồng điện tử, bên đề nghị xác nhận hợp đồng bằng chữ ký số. Lúc này hệ thống sẽ thông báo cho người tham gia hợp đồng điện tử đã được thiết lập thành công và việc ký kết hợp đồng đã hoàn tất. Hợp đồng điện tử mã hóa và lưu trữ thông tin trong hệ thống điện tử, ngăn ngừa mất hợp đồng và giúp bảo vệ thông tin trong hợp đồng điện tử.
>>>Quy trình tạo và ký kết hợp đồng điện tử trên phần mềm EFY-eCONTRACT được tiến hành chi tiết TẠI ĐÂY