Cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh dùng chung nhiều máy tính như thế nào?
Chào mọi người, máy photocopy Ricoh thường được sử dụng như một thiết bị in chung trong văn phòng. Thay vì kết nối trực tiếp với từng máy tính bằng dây USB, máy có thể được nối vào mạng LAN và nhận lệnh in từ nhiều người dùng thông qua một địa chỉ IP.
Tuy nhiên, nếu cài đặt không đúng, máy Ricoh có thể thường xuyên báo Offline, mất kết nối sau khi khởi động modem hoặc chỉ in được trên một số máy tính. Dưới đây là quy trình cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh dùng chung trong văn phòng mà mọi người có thể tham khảo.
Vì sao máy photocopy dùng chung nên có IP cố định?
Khi máy Ricoh sử dụng DHCP, modem hoặc router sẽ tự động cấp một địa chỉ IP. Cách này khá nhanh khi lắp đặt ban đầu nhưng IP có thể thay đổi sau khi mất điện, khởi động lại modem hoặc chuyển thiết bị sang cổng mạng khác.
Trong khi đó, các máy tính thường được cài cổng in theo một địa chỉ cụ thể. Nếu IP của máy photocopy thay đổi, máy tính vẫn gửi lệnh đến địa chỉ cũ và máy Ricoh sẽ xuất hiện ở trạng thái Offline.
Đặt IP cố định giúp:
- Nhiều máy tính kết nối ổn định với cùng một máy Ricoh.
- Hạn chế mất kết nối sau khi khởi động lại thiết bị.
- Dễ quản lý cổng in trên các máy tính.
- Thuận tiện truy cập Web Image Monitor.
- Hỗ trợ thiết lập scan thư mục hoặc scan email.
- Giảm thời gian cài đặt lại khi có sự cố mạng.
Ngoài IP tĩnh, doanh nghiệp có thể sử dụng DHCP Reservation để router luôn cấp cùng một IP cho máy photocopy.
Chuẩn bị thông tin mạng trước khi cài đặt
Trước tiên, hãy kiểm tra thông số mạng trên một máy tính đang kết nối cùng hệ thống LAN.
Trên Windows, thực hiện như sau:
- Nhấn Windows + R.
- Nhập cmd.
- Nhập tiếp lệnh ipconfig.
- Kiểm tra IPv4 Address, Subnet Mask và Default Gateway.
Ví dụ kết quả:
- IPv4 Address: 192.168.0.105
- Subnet Mask: 255.255.255.0
- Default Gateway: 192.168.0.1
Như vậy, máy photocopy cần được đặt trong dải 192.168.0.x. Có thể dự kiến sử dụng địa chỉ 192.168.0.200, với điều kiện địa chỉ này chưa được cấp cho thiết bị khác.
Nếu không chắc địa chỉ nào còn trống, hãy hỏi người quản trị mạng. Việc chọn trùng IP có thể khiến kết nối không ổn định và ảnh hưởng đến thiết bị đang sử dụng địa chỉ đó.
Cài đặt IP trên bảng điều khiển máy Ricoh
Tùy từng model, tên và vị trí menu có thể khác nhau. Quy trình cơ bản thường gồm các bước sau.
Bước 1: Vào phần cài đặt hệ thống
Trên máy photocopy, nhấn User Tools/Counter hoặc chọn biểu tượng Settings nếu máy sử dụng màn hình cảm ứng thông minh.
Bước 2: Mở phần thiết lập mạng
Tìm theo đường dẫn tham khảo:
System Settings → Interface Settings → Network → Machine IPv4 Address
Nếu các mục cài đặt bị khóa, người dùng cần đăng nhập bằng tài khoản quản trị hoặc liên hệ người đang quản lý máy.
Bước 3: Chọn chế độ nhập IP thủ công
Tại mục Machine IPv4 Address, chọn Specify thay vì tự động nhận IP. Sau đó điền thông số đã chuẩn bị.
Ví dụ:
- Machine IPv4 Address: 192.168.0.200
- Subnet Mask: 255.255.255.0
- Gateway Address: 192.168.0.1
Cần sử dụng thông số thực tế tại văn phòng, không nên nhập nguyên ví dụ nếu mạng đang dùng dải địa chỉ khác.
Bước 4: Lưu và khởi động lại máy
Chọn OK, Apply hoặc Save để lưu. Một số dòng máy cần được khởi động lại để cấu hình mạng mới hoạt động hoàn toàn.
Kiểm tra máy Ricoh sau khi cài IP
Trên máy tính cùng mạng LAN, mở Command Prompt và nhập:
ping 192.168.0.200
Nếu nhận được phản hồi, máy tính đã kết nối được với máy photocopy.
Tiếp theo, mở trình duyệt và nhập:
Nếu giao diện Web Image Monitor xuất hiện, có thể xác định máy Ricoh đã hoạt động trên địa chỉ mới.
Trường hợp không ping được, hãy kiểm tra:
- Dây LAN của máy photocopy.
- Đèn tín hiệu tại cổng mạng.
- Địa chỉ IP và Subnet Mask.
- Dải mạng của máy tính.
- Switch hoặc router đang sử dụng.
- Khả năng trùng IP với thiết bị khác.
Thêm máy Ricoh vào máy tính đầu tiên
Sau khi xác nhận IP hoạt động, tiến hành thêm máy photocopy trên Windows:
- Mở Settings hoặc Control Panel.
- Chọn Printers & scanners hoặc Devices and Printers.
- Chọn thêm máy in.
- Nếu Windows không tự tìm thấy máy, chọn thêm thủ công.
- Chọn phương thức thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP.
- Nhập IP của máy photocopy Ricoh.
- Cài driver tương ứng với model.
- Hoàn tất và in trang thử nghiệm.
Nên tải hoặc sử dụng đúng driver PCL6, PostScript hay driver được cung cấp cho model đang dùng. Cài sai driver có thể khiến máy thiếu chức năng in hai mặt, chọn sai khay hoặc in không đúng khổ giấy.
Cài máy Ricoh cho các máy tính còn lại
Với từng máy tính trong văn phòng, có thể lặp lại quy trình thêm máy in bằng TCP/IP. Tất cả máy tính cần nhập cùng một địa chỉ IP của máy photocopy.
Sau khi cài, nên kiểm tra:
- Đúng tên và model máy Ricoh.
- Cổng in chứa đúng địa chỉ IP.
- Khổ giấy mặc định là A4 hoặc theo nhu cầu.
- Chức năng in hai mặt hoạt động bình thường.
- Máy không bị đặt ở chế độ Use Printer Offline.
- Có thể in trang kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp có nhiều máy tính, bộ phận IT có thể chia sẻ máy in qua máy chủ hoặc triển khai driver tập trung để giảm thời gian cài đặt.
Cài đúng IP nhưng chỉ một số máy tính in được
Nếu máy photocopy nhận lệnh từ một máy nhưng các máy khác không in được, nguyên nhân thường nằm ở cấu hình của từng máy tính. Hãy kiểm tra:
- Máy tính có cùng mạng với máy photocopy không.
- Địa chỉ trong Standard TCP/IP Port có chính xác không.
- Driver đã được cài đúng chưa.
- Hàng đợi có lệnh bị treo không.
- Windows có đang chọn nhầm máy in mặc định không.
- Máy in có bị bật chế độ Offline hoặc Pause Printing không.
- Tường lửa hay phần mềm bảo mật có chặn cổng in không.
Có thể thử truy cập IP máy photocopy bằng trình duyệt. Nếu Web Image Monitor mở được nhưng vẫn không in, lỗi thường liên quan đến driver, cổng TCP/IP hoặc hàng đợi lệnh trên máy tính.
Những việc cần làm sau khi thay modem
Khi văn phòng thay modem, dải mạng mới có thể khác dải cũ. Ví dụ modem cũ sử dụng 192.168.1.x, trong khi modem mới sử dụng 192.168.0.x. Lúc này, máy Ricoh dùng IP cũ sẽ không còn cùng mạng với máy tính.
Cần thực hiện lần lượt:
- Kiểm tra dải IP của modem mới.
- Đặt lại IP cho máy photocopy.
- Kiểm tra kết nối bằng lệnh ping.
- Cập nhật cổng TCP/IP trên các máy tính.
- In thử từ từng máy.
- Kiểm tra lại chức năng scan nếu có.
Không nhất thiết phải xóa toàn bộ driver và cài lại từ đầu. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần thay địa chỉ tại tab Ports là máy có thể hoạt động trở lại.
Tham khảo: https://ricohhcm.vn/kien-thuc/cai-dat-ip-cho-may-photocopy-ricoh.html
Lời kết
Để máy photocopy Ricoh dùng chung ổn định, nên đặt một địa chỉ IP cố định, cài đúng driver và sử dụng cùng một Standard TCP/IP Port trên các máy tính. Khi đổi IP, cần cập nhật cổng in trên toàn bộ thiết bị đang kết nối.
Nếu hệ thống mạng có nhiều bộ phát, nhiều VLAN hoặc sử dụng máy chủ quản lý riêng, mọi người nên nhờ bộ phận IT hay kỹ thuật viên thực hiện. Việc xác định đúng cấu trúc mạng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế lỗi Offline và tránh gián đoạn công việc tại văn phòng.
