Máy in được sử dụng liên tục tại văn phòng nên sau một thời gian rất dễ phát sinh các lỗi như bản in bị mờ, sọc đen, kẹt giấy, không kéo giấy, không nhận lệnh in hoặc máy hoạt động chập chờn. Có những lỗi khá đơn giản nhưng cũng có trường hợp liên quan đến linh kiện bên trong và cần kiểm tra kỹ mới có thể xử lý dứt điểm.

Với tình trạng máy in không nhận lệnh, trước tiên nên kiểm tra kết nối USB hoặc mạng, xem máy tính đã nhận đúng máy in chưa và kiểm tra lại driver. Nếu máy in chia sẻ qua mạng LAN, cần kiểm tra thêm kết nối giữa máy chủ và các máy tính trong văn phòng. Một số trường hợp chỉ cần khởi động lại dịch vụ Print Spooler là có thể in bình thường trở lại.

Nếu máy vẫn nhận lệnh nhưng bản in không đẹp, nguyên nhân thường nằm ở hộp mực hoặc các bộ phận liên quan đến quá trình tạo ảnh. Chẳng hạn, bản in bị mờ có thể do mực không phù hợp, trống đã hao mòn hoặc trục từ hoạt động không ổn định. Còn nếu xuất hiện một vệt đen chạy dọc theo trang giấy, nên kiểm tra trống OPC, gạt mực và các bộ phận trong hộp mực trước khi nghĩ đến việc thay cả cụm máy.

Một vấn đề khác khá phổ biến là máy liên tục báo kẹt giấy. Người dùng có thể kiểm tra đường đi của giấy, lấy phần giấy bị kẹt ra nhẹ nhàng và xem có vật lạ nằm bên trong hay không. Tuy nhiên, nếu máy vẫn báo lỗi dù không còn giấy, khả năng cao cần kiểm tra cảm biến giấy hoặc cụm kéo giấy.

Đối với những máy in đang phục vụ công việc hàng ngày tại văn phòng, tôi nghĩ không nên tự tháo quá sâu nếu không có kinh nghiệm. Việc tháo sai vị trí hoặc sử dụng linh kiện không phù hợp có thể khiến lỗi ban đầu trở nên phức tạp hơn.

Nếu đang sử dụng máy in tại khu vực Cầu Giấy và cần kiểm tra trực tiếp, có thể tham khảo dịch vụ sửa máy in ở Cầu Giấy để xem thêm các lỗi thường gặp và phương án xử lý. Khi liên hệ kỹ thuật, nên cung cấp model máy cùng biểu hiện cụ thể như "in sọc", "kẹt giấy", "không nhận lệnh" hoặc mã lỗi trên màn hình. Thông tin càng rõ thì việc xác định nguyên nhân càng nhanh.

Ngoài sửa chữa khi máy gặp sự cố, việc vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ cũng khá quan trọng. Đặc biệt với máy in sử dụng nhiều trong văn phòng, nên kiểm tra hộp mực, đường giấy và các linh kiện hao mòn để phát hiện sớm vấn đề. Làm tốt khâu bảo dưỡng sẽ giúp máy hoạt động ổn định hơn và hạn chế tình trạng đang cần in tài liệu thì máy bất ngờ gặp lỗi.