Trong cấu trúc Bảng Cân đối Kế toán (Balance Sheet) của mọi bệnh viện hay chuỗi phòng khám tư nhân, Kho Dược phẩm (Pharmacy Inventory) luôn là khu vực chứa đựng rủi ro tài chính khốc liệt nhất. Thuốc và vật tư y tế tiêu hao là những tài sản có tính thanh khoản kém, bị ràng buộc bởi các quy định bảo quản khắt khe (Dây chuyền lạnh) và đặc biệt là áp lực về Hạn sử dụng (Shelf-life). Nếu tổ chức y tế vẫn đang quản trị chuỗi cung ứng bằng sổ sách viết tay, file Excel rời rạc hoặc sự kiểm đếm thủ công vào cuối tháng, họ sẽ lập tức rơi vào cái bẫy "Hiệu ứng cái roi da" (Bullwhip Effect). Kế toán không nắm bắt được chính xác tốc độ tiêu hao thực tế (Burn Rate) của từng mã thuốc. Hậu quả là, Giám đốc Mua sắm (Procurement) nhập hàng dựa trên cảm tính, dẫn đến tình trạng ứ đọng (Overstocking) hàng tỷ đồng các loại thuốc đặc trị ít dùng. Dòng tiền mặt bị giam lỏng (Trapped Cash Flow), và đau xót nhất là số thuốc đó cuối cùng phải đem đi tiêu hủy vì quá hạn sử dụng, trực tiếp ăn mòn lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.

Sự cứu rỗi cho bài toán dòng tiền này bắt buộc phải dựa vào một phần mềm quản lý kho thuốc có kiến trúc liên thông trực tiếp (Real-time Interoperability) với phân hệ lâm sàng. Trong kỷ nguyên số, một đơn thuốc điện tử (e-Prescription) do bác sĩ phát ra không chỉ là một chỉ định y khoa, mà nó mang quyền lực của một "Lệnh xuất kho tự động" (Automated Release Order).

Cơ chế "Khấu trừ tức thời" (Real-time Deduction) hoạt động vô cùng sắc bén: Ngay khoảnh khắc bác sĩ nhấn nút "Phê duyệt" đơn thuốc chứa 2 hộp kháng sinh Zinnat, số lượng tồn kho ảo của mã thuốc Zinnat trên hệ thống quản trị trung tâm lập tức bị trừ đi 2 đơn vị, ngay cả khi bệnh nhân chưa bước xuống quầy thuốc. Thuật toán sẽ liên tục giám sát "Điểm đặt hàng lại" (Re-order Point). Nếu số lượng thuốc Zinnat trong kho chạm ngưỡng an toàn tối thiểu (Safety Stock), hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu đề xuất mua hàng (Purchase Requisition) gửi thẳng qua email cho nhà cung cấp, đảm bảo phòng khám không bao giờ bị đứt gãy thuốc trong mùa cao điểm.

Hơn thế nữa, tính năng kiểm soát Hạn sử dụng bằng thuật toán FEFO (First Expired, First Out - Hết hạn trước, Xuất trước) là một lớp khiên bảo vệ hoàn hảo. Khi dược sĩ xuất thuốc, hệ thống sẽ chỉ định chính xác họ phải lấy hộp thuốc thuộc lô (Lot number) nào đang có date ngắn nhất. Đồng thời, phần mềm sẽ khóa cứng (Hard-stop), không cho phép xuất bất kỳ loại sinh phẩm nào đã quá hạn, triệt tiêu hoàn toàn rủi ro cấp phát thuốc sai quy chế dẫn đến các án phạt hình sự. Việc dùng công nghệ để số hóa chuỗi cung ứng đã giảm tỷ lệ hàng tồn kho chết (Dead Stock) xuống mức 0%, tối đa hóa vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover), giải phóng hàng tỷ đồng vốn lưu động để Ban Giám đốc tự do tái đầu tư vào các chiến lược bứt phá thị trường.

Tham khảo : https://tclinic.io/