Trong bất kỳ một cơ sở y tế Sản Phụ khoa đông đúc nào, điểm tắc nghẽn tồi tệ nhất luôn nằm ở khu vực Quầy Lễ tân và Tiếp đón (Front-desk). Vào các khung giờ cao điểm, nhân viên hành chính phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ và lặp đi lặp lại mang tính cơ học: Gõ lại thông tin thẻ Bảo hiểm Y tế, tìm kiếm bệnh án cũ trong kho lưu trữ giấy, đối chiếu mã dịch vụ để tính tiền, và viết phiếu hẹn tái khám. Sự quá tải này không chỉ vắt kiệt sinh lực của nhân sự, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc (Turnover Rate) cao ngất ngưởng, mà còn là nguyên nhân cốt lõi sinh ra sự ùn tắc tại sảnh chờ. Dưới lăng kính của Quản trị Năng suất (Productivity Management), việc trả lương cho một nhân viên chỉ để họ làm công việc của một chiếc máy đánh chữ là một sự lãng phí định phí (Fixed Costs) không thể chấp nhận được trong một nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt.

Cuộc đại phẫu năng suất lao động bắt đầu khi Ban Giám đốc quyết định ứng dụng một phần mềm tích hợp đa chức năng được trang bị công nghệ Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA - Robotic Process Automation). RPA không phải là những con robot vật lý chạy bằng điện, mà là những "Robot thuật toán" vô hình hoạt động ngầm bên trong cấu trúc của hệ thống. Chúng được lập trình để hấp thụ toàn bộ các tác vụ mang tính lặp lại của con người, nhưng với tốc độ xử lý nhanh gấp hàng ngàn lần và độ chính xác tuyệt đối 100%.

Sự lột xác của quy trình tiếp đón diễn ra một cách ngoạn mục. Khi một thai phụ bước vào phòng khám, cô ấy không cần phải đánh vần tên tuổi cho lễ tân. Thông qua Kiosk tự phục vụ tích hợp công nghệ Nhận diện khuôn mặt (Face ID) hoặc đầu đọc thẻ Căn cước công dân gắn chip, thuật toán RPA sẽ ngay lập tức trích xuất toàn bộ dữ liệu định danh, tự động tạo mới hoặc cập nhật hồ sơ bệnh án điện tử (EMR) trong chớp mắt. Hệ thống cũng tự động đẩy số thứ tự ưu tiên của thai phụ lên màn hình hiển thị trước buồng khám của bác sĩ chuyên khoa dựa trên lịch hẹn đã đặt trước.

Bằng cách dùng thuật toán để gánh vác toàn bộ sức nặng hành chính, nền tảng tClinic tiết kiệm chi phí vận hành một cách ngoạn mục thông qua việc cắt giảm đến 70% thời gian xử lý thủ tục của mỗi lượt bệnh nhân. Tổ chức y tế có thể duy trì khả năng tiếp đón lưu lượng khách hàng tăng gấp 3 lần mà không cần phải tuyển dụng thêm bất kỳ một nhân viên hành chính nào. Quỹ thời gian vô giá được giải phóng sẽ giúp đội ngũ lễ tân chuyển mình thành những Chuyên viên Quản trị Trải nghiệm Khách hàng (CX Specialists)—những người chỉ tập trung vào việc mỉm cười, hướng dẫn người già và xoa dịu tâm lý lo âu của các mẹ bầu. Đó chính là đỉnh cao của nghệ thuật dùng công nghệ để tinh gọn bộ máy và kiến tạo một môi trường dịch vụ y tế đẳng cấp quốc tế.

Tham khảo : https://tclinic.io/phan-mem-quan-ly-phong-kham-san-phu-khoa-tclinic/