Khi doanh nghiệp cần phát hành thẻ nhân viên, thẻ thành viên, thẻ học sinh hoặc các loại thẻ PVC khác, có hai phương án phổ biến: tự đầu tư máy để in tại chỗ hoặc thuê đơn vị bên ngoài thực hiện.

Không có phương án nào luôn rẻ hơn trong mọi trường hợp. Chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng thẻ, tần suất phát hành, mức độ cá nhân hóa và thời gian doanh nghiệp cần nhận thẻ.

Chi phí khi thuê dịch vụ in thẻ

Thuê dịch vụ có ưu điểm là không phải bỏ vốn mua thiết bị ban đầu. Doanh nghiệp chỉ gửi yêu cầu, dữ liệu và thiết kế cho đơn vị in rồi nhận thành phẩm.

Đơn giá mỗi thẻ thường phụ thuộc vào số lượng, số mặt in, loại phôi, thiết kế, dữ liệu biến đổi và các yêu cầu gia công.

Một số bảng giá công khai trên thị trường Việt Nam năm 2026 cho thấy đơn giá thẻ PVC có thể giảm đáng kể khi số lượng tăng. Chẳng hạn, một bảng giá tham khảo công khai đưa ra mức từ khoảng 13.300 đồng/thẻ ở đơn hàng 10 thẻ xuống khoảng 2.500 đồng/thẻ ở mức 1.000 thẻ, với điều kiện quy cách sản phẩm cụ thể.

Những con số này chỉ nên dùng để tham khảo vì mỗi đơn vị có quy cách, vật liệu và dịch vụ đi kèm khác nhau.

Chi phí khi tự in

Tự in yêu cầu đầu tư ban đầu cho máy. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị phôi thẻ, ribbon và các vật tư cần thiết khác.

Nếu sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp cũng cần tính đến vệ sinh, bảo trì và thời gian của nhân viên vận hành.

Do đó, không nên lấy giá mua máy chia cho số lượng thẻ để tính chi phí đơn giản. Cách tính thực tế hơn là cộng toàn bộ chi phí sở hữu và vận hành trong một khoảng thời gian nhất định.

Tự in có lợi thế về sự chủ động

Một trong những điểm đáng chú ý của tự in là khả năng xử lý các đơn hàng nhỏ hoặc phát sinh.

Ví dụ, khi một nhân viên mới gia nhập doanh nghiệp, nếu thuê ngoài thì có thể phải chờ gom đơn hoặc gửi riêng một thẻ. Nếu đã có máy tại văn phòng, bộ phận phụ trách có thể chủ động in thẻ theo nhu cầu.

Điều này cũng hữu ích với doanh nghiệp thường xuyên thay đổi nhân sự hoặc cần cấp lại thẻ.

Thuê ngoài phù hợp với nhu cầu không thường xuyên

Nếu doanh nghiệp chỉ cần vài chục hoặc vài trăm thẻ mỗi năm, việc mua máy có thể khiến khoản đầu tư ban đầu trở thành chi phí đáng kể.

Trong trường hợp này, thuê dịch vụ giúp doanh nghiệp tránh phải quản lý thiết bị, vật tư và bảo trì.

Đây cũng là một trong những lý do các hướng dẫn về in-house và thuê ngoài thường đề xuất xem xét đồng thời sản lượng, tần suất, nhân công, tồn kho và thời gian xử lý thay vì chỉ so sánh đơn giá từng sản phẩm.

Tự in phù hợp hơn khi nhu cầu lặp lại

Nếu doanh nghiệp liên tục phát hành thẻ, chẳng hạn mỗi tháng đều có nhân viên mới, khách hàng thành viên hoặc học sinh cần cấp thẻ, việc sở hữu thiết bị có thể mang lại giá trị ở khả năng chủ động.

Ngoài chi phí, doanh nghiệp còn kiểm soát được dữ liệu và thời điểm phát hành thẻ. Những trường hợp cần in gấp cũng không phải phụ thuộc hoàn toàn vào lịch sản xuất của đơn vị bên ngoài.

Cần tính chi phí trên mỗi thẻ

Để so sánh công bằng, có thể sử dụng công thức đơn giản:

Chi phí tự in/thẻ = (khấu hao máy + ribbon + phôi thẻ + bảo trì + nhân công + chi phí liên quan) / số lượng thẻ

Trong khi đó:

Chi phí thuê/thẻ = đơn giá dịch vụ + vận chuyển + các khoản gia công hoặc phát sinh

Sau khi tính theo cùng một số lượng thẻ và cùng quy cách, doanh nghiệp sẽ dễ nhận thấy phương án nào phù hợp với mô hình vận hành của mình hơn.

Không nên chỉ so sánh giá máy với giá dịch vụ

Một chiếc máy có thể có giá mua cao nhưng được sử dụng trong nhiều năm. Ngược lại, thuê dịch vụ không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng chi phí sẽ phát sinh theo từng đơn hàng.

Các nguồn hướng dẫn về máy in thẻ cũng lưu ý rằng khi tính bài toán tự in cần đưa cả ribbon, phôi thẻ, bảo trì và nhân công vào tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ nhìn vào giá thiết bị.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang cân nhắc đầu tư máy in thẻ nhựa, nên thống kê số thẻ thực tế cần phát hành trong 12 tháng gần nhất và dự kiến trong thời gian tới. Đây là dữ liệu quan trọng để so sánh tự in và thuê ngoài một cách thực tế hơn.

Kết luận

Thuê dịch vụ thường thuận tiện khi nhu cầu ít, không thường xuyên hoặc doanh nghiệp không muốn quản lý thiết bị. Tự in lại có lợi thế về tính chủ động khi số lượng thẻ phát hành đều đặn và thường xuyên có nhu cầu cấp mới.

Quyết định cuối cùng nên dựa trên tổng chi phí, sản lượng, tần suất phát hành, yêu cầu về thời gian và mức độ cá nhân hóa của từng loại thẻ thay vì chỉ nhìn vào đơn giá một chiếc thẻ.