Không phải doanh nghiệp nào cũng có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách để tự xử lý toàn bộ thủ tục. Đây là lý do dịch vụ ủy thác được nhiều đơn vị lựa chọn khi nhập hàng từ nước ngoài. Tuy nhiên, ngay cả khi thuê đơn vị dịch vụ, bạn vẫn cần biết ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì để chủ động cung cấp thông tin và kiểm soát quá trình nhập hàng.

Ủy thác nhập khẩu được hiểu như thế nào?

Ủy thác nhập khẩu là hình thức cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu nhập hàng thuê một đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu thực hiện các công việc liên quan theo thỏa thuận giữa hai bên.

Tùy phạm vi dịch vụ, đơn vị nhận ủy thác có thể hỗ trợ làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, thanh toán, vận chuyển, khai báo hải quan và hoàn thiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng về Việt Nam.

Quyền lợi, trách nhiệm và chi phí của mỗi bên cần được quy định rõ trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.

Những giấy tờ cần chuẩn bị khi ủy thác nhập khẩu

Hồ sơ sẽ khác nhau tùy loại hàng và phương thức nhập khẩu. Tuy nhiên, có thể chia thành ba nhóm để doanh nghiệp dễ chuẩn bị.

Nhóm thứ nhất là hồ sơ giữa hai bên. Trong đó, hợp đồng ủy thác là tài liệu quan trọng để xác định phạm vi công việc, phí dịch vụ và trách nhiệm của bên ủy thác, bên nhận ủy thác. Khách hàng cũng cần cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa như tên sản phẩm, hình ảnh, model, công dụng, thành phần hoặc thông số kỹ thuật.

Nhóm thứ hai là bộ chứng từ phục vụ nhập khẩu và thủ tục hải quan. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:

• Sales Contract;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• Bill of Lading hoặc Air Waybill;
• Tờ khai hải quan;
• C/O nếu có;
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý.

Không phải lô hàng nào cũng yêu cầu tất cả chứng từ trên. Chính sách áp dụng còn phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa, mã HS, xuất xứ và quy định quản lý chuyên ngành.

Nhóm thứ ba là chứng từ sau khi hoàn thành nhập khẩu. Doanh nghiệp nên lưu giữ tờ khai hải quan đã thông quan, hóa đơn, chứng từ liên quan đến thuế, bàn giao hàng hóa và những tài liệu khác phát sinh trong giao dịch.

Những điểm cần kiểm tra trước khi nhập hàng

Biết ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì chưa đủ, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra chất lượng và tính thống nhất của hồ sơ.

Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và các thông tin quan trọng nên được đối chiếu giữa hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn và hồ sơ khai báo. Nếu phát hiện sai lệch, nên xử lý trước khi tiến hành thủ tục hải quan.

Đặc biệt, với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, thiết bị y tế hoặc những nhóm sản phẩm chịu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần kiểm tra trước các điều kiện nhập khẩu áp dụng cho mặt hàng cụ thể.

Việc xác định mã HS cũng cần dựa trên đặc điểm thực tế và tài liệu kỹ thuật của sản phẩm. Đây là yếu tố liên quan đến chính sách quản lý cũng như nghĩa vụ thuế khi nhập khẩu.

Nhập hàng Trung Quốc qua đơn vị ủy thác

Đối với doanh nghiệp thường xuyên lấy hàng từ Trung Quốc nhưng chưa có kinh nghiệm về thủ tục, lựa chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc có thể giúp giảm bớt khối lượng công việc phải tự xử lý.

NKCN Logistics hỗ trợ khách hàng trong các khâu liên quan đến nhập hàng Trung Quốc chính ngạch như làm việc với nhà cung cấp, vận chuyển, hồ sơ và thủ tục nhập khẩu. Trước khi tiến hành, khách hàng nên cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm để được kiểm tra phương án phù hợp với từng lô hàng.

Chuẩn bị hồ sơ từ sớm cũng giúp doanh nghiệp dự trù tốt hơn về thời gian, chi phí và những thủ tục có thể phát sinh trong quá trình nhập khẩu.

Nắm rõ ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi làm việc với đơn vị dịch vụ và nhà cung cấp nước ngoài. Trước khi hàng được vận chuyển, hãy kiểm tra kỹ thông tin sản phẩm, chính sách nhập khẩu và các chứng từ cần thiết để hạn chế sai sót trong quá trình làm thủ tục.