Quán café có thể vận hành theo nhiều kiểu khác nhau. Có quán yêu cầu khách order và thanh toán ngay tại quầy, có quán phục vụ tại bàn, trong khi một số mô hình kết hợp cả hai. Vì vậy, lựa chọn giữa POS cầm tay và máy đặt tại quầy nên dựa vào cách quán phục vụ khách hơn là chỉ dựa vào quy mô.

Một quán nhỏ chưa chắc phù hợp với POS cầm tay, và một quán lớn cũng không nhất thiết phải bỏ hệ thống để bàn.

Quán order hoàn toàn tại quầy

Nếu khách bước vào, gọi món và thanh toán ngay tại quầy trước khi tìm chỗ ngồi, POS cố định thường là lựa chọn thuận tiện.

Nhân viên đứng tại một vị trí, cần nhìn menu trên màn hình và xử lý liên tục nhiều đơn trong giờ cao điểm.

Màn hình lớn giúp bố trí nhiều nhóm đồ uống và tùy chọn topping rõ ràng hơn. Máy cũng có thể được kết nối với máy in hóa đơn hoặc các thiết bị khác tại quầy.

Trong mô hình này, lợi thế di động của POS cầm tay không quá rõ nếu nhân viên hiếm khi mang thiết bị ra khỏi khu vực thu ngân.

Quán phục vụ tại bàn

Nếu nhân viên đi đến bàn để nhận order, câu chuyện sẽ khác.

Mỗi lần phải ghi món rồi quay về quầy nhập lại sẽ tạo thêm một bước thao tác.

Sử dụng máy POS cầm tay cho quán café giúp nhân viên tạo đơn ngay khi khách lựa chọn đồ uống. Nếu hệ thống được kết nối với khu vực pha chế, thông tin có thể được chuyển tiếp mà không cần nhập lại tại quầy.

Điều này đặc biệt hữu ích với quán có sân vườn, nhiều tầng hoặc khoảng cách khá xa giữa khu vực khách ngồi và quầy bar.

Quán đông khách có thể kết hợp cả hai

Không nhất thiết phải lựa chọn hoàn toàn một loại.

Máy POS để bàn có thể giữ vai trò thiết bị chính tại quầy. Trong khi đó, POS cầm tay được giao cho nhân viên nhận order ở khu vực khách ngồi hoặc trong hàng chờ.

Trong giờ bình thường, quán có thể chủ yếu sử dụng máy cố định. Khi đông khách, thiết bị cầm tay giúp mở thêm điểm nhận order mà không phải xây thêm một quầy thu ngân.

Đây là cách triển khai tương đối linh hoạt với quán có lượng khách thay đổi mạnh giữa các khung giờ.

POS cầm tay phù hợp với mô hình take-away không?

Có thể phù hợp, đặc biệt khi diện tích quầy nhỏ hoặc điểm bán mang tính lưu động.

Một kiosk café nhỏ không có nhiều không gian để bố trí màn hình, máy tính tiền và máy in riêng biệt có thể ưu tiên thiết bị tích hợp nhiều chức năng.

Tuy nhiên, nếu lượng đơn rất lớn và nhân viên luôn đứng cố định, cần cân nhắc khả năng thao tác trên màn hình nhỏ trong thời gian dài.

Đừng bỏ qua pin và Wi-Fi

Với máy để bàn, nguồn điện thường không phải vấn đề vì thiết bị được cắm cố định.

Với POS cầm tay, pin là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến ca làm việc. Quán nên chọn thiết bị phù hợp với thời gian sử dụng và có phương án sạc thuận tiện.

Wi-Fi cũng cần được kiểm tra ở khu vực sân vườn, tầng trên hoặc góc xa quầy.

Một chiếc POS cầm tay chỉ thực sự hữu ích khi nhân viên có thể sử dụng ổn định tại mọi nơi cần nhận order.

Nên chọn theo quy trình, không theo xu hướng

Nếu quán đang vận hành tốt với khách gọi món tại quầy, chuyển toàn bộ sang thiết bị cầm tay chưa chắc mang lại lợi ích tương xứng.

Ngược lại, nếu nhân viên đang phải di chuyển liên tục chỉ để nhập lại order, POS cầm tay có thể giải quyết một điểm nghẽn rõ ràng.

Trước khi mua, chủ quán nên quan sát một ca đông khách và xem nhân viên mất thời gian nhất ở bước nào. Đây thường là cách đơn giản để xác định thiết bị nào phù hợp hơn.

Kết luận

Quán café order và thanh toán tại quầy thường phù hợp với POS cố định. Quán phục vụ tại bàn hoặc có khu vực rộng dễ tận dụng POS cầm tay hơn.

Với mô hình kết hợp, sử dụng máy để bàn làm thiết bị trung tâm và bổ sung một vài POS cầm tay có thể mang lại sự linh hoạt tốt hơn.

Điều quan trọng nhất không phải thiết bị nào mới hơn mà là thiết bị nào phù hợp với cách nhân viên và khách hàng thực sự tương tác trong quán.