Khi mua máy in tem, giá thiết bị thường là con số được quan tâm đầu tiên.

Tuy nhiên, máy có thể được sử dụng trong nhiều năm và chi phí mua ban đầu chỉ là một phần của tổng chi phí vận hành.

Để đánh giá một giải pháp in tem hợp lý, doanh nghiệp nên tính cả vật tư, bảo trì, linh kiện và thời gian vận hành.

1. Chi phí mua máy

Đây là khoản đầu tư ban đầu.

Mức giá phụ thuộc vào:

• phân khúc để bàn hay công nghiệp;

• độ phân giải;

• tốc độ;

• khổ in;

• kết nối;

• tính năng mở rộng.

Không phải lúc nào máy rẻ nhất cũng có tổng chi phí thấp nhất.

Nếu thiết bị không đáp ứng sản lượng và phải thay sớm, tổng chi phí thực tế có thể cao hơn.

Ngược lại, đầu tư máy vượt xa nhu cầu cũng gây lãng phí.

2. Chi phí tem nhãn

Đây thường là một trong những khoản chi liên tục lớn nhất.

Giá tem phụ thuộc vào:

• kích thước;

• chất liệu;

• loại keo;

• số lượng đặt hàng;

• yêu cầu đặc biệt.

Một doanh nghiệp in hàng nghìn tem mỗi ngày có thể chi cho vật tư nhiều hơn rất nhiều so với giá chiếc máy.

Vì vậy tối ưu kích thước tem có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể.

3. Chi phí ribbon

Nếu sử dụng Thermal Transfer, doanh nghiệp phải tính thêm ribbon.

Chi phí này phụ thuộc vào:

• loại ribbon;

• chiều rộng;

• chiều dài;

• sản lượng;

• loại tem.

Sử dụng ribbon rộng hơn nhiều so với tem có thể gây lãng phí.

Doanh nghiệp nên chọn kích thước vừa đủ với vùng in và vật liệu sử dụng.

4. Đầu in và linh kiện hao mòn

Đầu in, roller và một số bộ phận khác có thể cần thay thế sau thời gian sử dụng.

Tốc độ hao mòn phụ thuộc nhiều vào:

• sản lượng;

• chất lượng vật tư;

• nhiệt độ in;

• vệ sinh;

• môi trường.

Đây là lý do chi phí bảo trì nên được đưa vào bài toán ngay từ đầu.

Khi khảo sát danh mục máy in TSC, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá máy mà còn nên xem khả năng cung cấp vật tư, linh kiện và nhu cầu bảo trì lâu dài.

5. Chi phí thời gian thay vật tư

Đây là khoản rất dễ bị bỏ quên.

Giả sử nhân viên phải thay cuộn tem nhiều lần mỗi ca.

Mỗi lần chỉ mất vài phút nhưng cộng dồn theo tháng có thể trở thành lượng thời gian đáng kể.

Trong môi trường sản lượng cao, khả năng chứa cuộn lớn hoặc ribbon dài hơn có thể giúp giảm số lần dừng máy.

6. Chi phí do lỗi in

Một tem lỗi không chỉ làm mất một chiếc nhãn.

Nó có thể gây ra:

• in lại;

• dán lại;

• quét lại;

• chậm đóng gói;

• sai thông tin;

• gián đoạn dây chuyền.

Nếu chất lượng in không ổn định, chi phí gián tiếp có thể lớn hơn nhiều so với phần vật tư bị bỏ đi.

7. Chi phí bảo trì

Bảo trì có thể bao gồm:

• vệ sinh;

• kiểm tra;

• thay roller;

• thay đầu in;

• xử lý cảm biến;

• hỗ trợ kỹ thuật.

Một quy trình bảo trì định kỳ có thể tạo ra chi phí nhỏ trước mắt nhưng giúp giảm nguy cơ dừng máy bất ngờ.

8. Chi phí downtime

Đây là khoản đặc biệt quan trọng trong kho và nhà máy.

Nếu một máy in ngừng hoạt động và khiến cả trạm đóng gói không thể tiếp tục, chi phí thực tế không còn nằm ở thiết bị.

Nó bao gồm thời gian của:

• nhân viên;

• dây chuyền;

• đơn hàng;

• kho vận.

Vì vậy các vị trí quan trọng có thể cần máy dự phòng.

9. Điện năng và hạ tầng

Máy in mã vạch thường không phải thiết bị có mức tiêu thụ điện lớn nhất trong doanh nghiệp, nhưng với hệ thống nhiều máy, điện và hạ tầng vẫn nên được tính.

Ngoài ra còn có:

• cổng mạng;

• Wi-Fi;

• máy tính;

• phần mềm;

• server hoặc hệ thống quản lý.

Nên tính chi phí theo từng tem

Một cách dễ so sánh là quy đổi tổng chi phí sang chi phí trung bình trên mỗi nhãn.

Có thể tính:

Chi phí máy phân bổ + tem + ribbon + bảo trì + linh kiện + nhân công liên quan / tổng số tem.

Cách này giúp so sánh các phương án dễ hơn so với chỉ nhìn giá mua máy.

Kết luận

Chi phí vận hành máy in tem không chỉ gồm giá thiết bị.

Doanh nghiệp cần tính cả tem, ribbon, đầu in, linh kiện, bảo trì, thời gian thay vật tư và downtime.

Một hệ thống có giá mua cao hơn đôi khi vẫn có tổng chi phí thấp hơn nếu vận hành ổn định và phù hợp với sản lượng.

Vì vậy, cách lựa chọn hợp lý nhất là tính theo toàn bộ vòng đời sử dụng thay vì chỉ so sánh giá máy tại thời điểm mua.