Trong các sản phẩm tem decal, tem phụ là loại đơn hàng mà chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi nhất từ doanh nghiệp nhập khẩu. Vấn đề thường nằm ở những chi tiết nhỏ: dịch thiếu thông tin, chữ quá nhỏ, tem dán đè lên nhãn gốc, hoặc chọn decal giấy cho hàng bảo quản lạnh nên tem bong sau vài ngày. Bài viết này giải thích tem phụ là gì, các quy định cốt lõi về nội dung và thời điểm dán, mức xử phạt khi vi phạm, cùng kinh nghiệm chọn chất liệu và in ấn.

Tem phụ (nhãn phụ) là gì?

Tem phụ (hay nhãn phụ, tiếng Anh là secondary label) là nhãn dán bổ sung bằng tiếng Việt, đặt cạnh nhãn gốc của hàng hóa nhập khẩu. Nhãn gốc thường bằng tiếng nước ngoài hoặc thiếu một số nội dung bắt buộc theo pháp luật Việt Nam. Tem phụ giúp người tiêu dùng hiểu rõ sản phẩm (tên hàng, đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ, hướng dẫn sử dụng) và là căn cứ để cơ quan chức năng kiểm tra, phân biệt hàng nhập khẩu hợp pháp với hàng không rõ nguồn gốc.

Không phải mọi hàng nhập khẩu đều phải dán tem phụ. Nếu nhãn gốc đã thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt, thì không cần thêm. Một số trường hợp như hàng nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại cũng thuộc nhóm không phải ghi nhãn phụ.

Về hàng xuất khẩu, tem phụ không phải lúc nào cũng in tiếng Anh. Nhãn hàng hóa xuất khẩu thực hiện theo quy định pháp luật của nước nhập khẩu. Vì vậy trước khi in tem cho lô xuất khẩu, hãy xác nhận yêu cầu ghi nhãn của thị trường đích.

Căn cứ pháp lý chính

Quy định về nhãn hàng hóa nằm ở Nghị định 43/2017/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP (có hiệu lực từ 15/02/2022). Các điểm doanh nghiệp cần nắm khi chuẩn bị tem phụ:

Nội dung bắt buộc. Nhãn phụ phải trung thực với nhãn gốc, không diễn giải sai lệch thông tin nhà sản xuất đã công bố. Ba nhóm thông tin cốt lõi gồm tên hàng hóa, tên và địa chỉ tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa, và xuất xứ. Ngoài ra, tùy tính chất từng loại hàng, tem còn cần các nội dung như định lượng, ngày sản xuất, cảnh báo, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản. Với thực phẩm hay mỹ phẩm, danh mục nội dung bắt buộc khác nhau, nên cần đối chiếu theo phụ lục của nghị định và văn bản chuyên ngành.

Thời điểm gắn tem. Với hàng nhập khẩu có nhãn gốc tiếng nước ngoài, sau khi thông quan và đưa về kho, đơn vị nhập khẩu phải bổ sung nhãn tiếng Việt trước khi đưa hàng ra lưu thông trên thị trường. Nói cách khác, mốc bắt buộc là trước khi lưu thông, không nhất thiết phải dán xong trước khi thông quan như nhiều người vẫn hiểu.

Trách nhiệm. Đơn vị nhập khẩu chịu trách nhiệm ghi nhãn theo quy định, kể cả khi thuê xưởng in hoặc đơn vị thứ ba dán tem.

Hàng đặc thù. Với thuốc, hóa chất nguy hiểm và một số nhóm hàng quản lý chuyên ngành, nội dung nhãn có thể phải được cơ quan quản lý chuyên ngành duyệt hoặc theo mẫu riêng. Hãy hoàn tất bước này trước khi in số lượng lớn.

Thiết kế và vị trí dán tem phụ

Pháp luật không quy định một khổ tem cố định. Bạn chọn kích thước dựa trên lượng thông tin và diện tích bao bì, miễn là chữ đọc được bằng mắt thường. Trên thực tế, các cỡ tem phụ hay gặp là 3 x 5 cm, và các khổ tem cuộn như 58 x 40 mm, 46 x 34 mm, 50 x 30 mm, 40 x 30 mm hoặc 35 x 22 mm.

Khi thiết kế decal tem nhãn, đội ngũ In Sắc Màu thường nhắc khách các điểm sau:

• Chữ tương phản rõ với màu nền. Nền sẫm kết hợp chữ mảnh là nguyên nhân phổ biến khiến tem khó đọc sau khi in.
• Dùng phông không chân thông dụng như Arial hoặc Tahoma cho phần nội dung bắt buộc, tránh phông trang trí.
• Không viết tắt tùy tiện tên tổ chức, cá nhân hoặc địa danh. Hãy ghi đầy đủ như trong hồ sơ công bố.
• Giữ nguyên bản chất nội dung nhãn gốc. Bản dịch cần đối chiếu từng thông số (thành phần, hàm lượng, hạn dùng), không chỉ dịch sát ý.
• Chừa lề an toàn quanh nội dung để dao bế không lẹm vào chữ, đặc biệt với tem nhỏ.

Về vị trí, tem nên ở mặt dễ quan sát của sản phẩm để người mua và cơ quan kiểm tra không phải tháo bao bì. Tem không nên che các nội dung quan trọng của nhãn gốc, vùng mã vạch hay logo nhà sản xuất.

Chất liệu in tem phụ

Chất liệu quyết định tem có bám tốt và đọc rõ trong suốt vòng đời sản phẩm hay không. Chúng tôi thường tư vấn theo môi trường bảo quản:

Decal giấy có giá tốt, lên màu đẹp, phù hợp hàng bảo quản nơi khô ráo như hộp thuốc, bánh kẹo, đồ gia dụng. Nhược điểm là dễ rách và dễ thấm khi gặp ẩm hoặc nước.

Decal nhựa (PP, PVC, PET) dai, không rách, chống nước tốt hơn nhiều, phù hợp thực phẩm đông lạnh, mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm hoặc hàng để trong kho lạnh và phòng tắm. Với bề mặt lạnh ẩm, cần chọn loại keo chuyên dụng vì keo thường dễ bong. Chi phí cao hơn decal giấy, mức chênh tùy loại vật liệu và số lượng.

Decal xi bạc (tem kim loại) có độ bền tốt và vẻ ngoài cao cấp, thường dùng cho linh kiện điện tử, máy móc, thiết bị kỹ thuật.

Với tem giấy, cán màng bóng hoặc mờ sau in giúp mực chống trầy và chống nước nhẹ. Nếu tem cần chịu ẩm thường xuyên, chọn decal nhựa ngay từ đầu sẽ tiết kiệm hơn so với cán màng cho decal giấy.

Nên in tem phụ tại xưởng hay in tại kho?

Mỗi cách có thế mạnh riêng, và nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai.

In tại xưởng phù hợp khi cần số lượng lớn, nhiều màu và nội dung cố định. Bạn được chọn chất liệu, bế khuôn theo kích thước riêng và gia công sau in. Với công nghệ in kỹ thuật số, quá trình tạo mẫu và in số lượng ít cũng nhanh hơn nhiều so với in offset hay flexo. In Sắc Màu in nhanh kỹ thuật số trên decal nhựa, giấy Ivory, nhựa trong, và có thể xử lý nhiều mức số lượng khác nhau.

In tại kho bằng máy in mã vạch hợp khi nội dung thay đổi liên tục (số lô, hạn dùng, mã sản phẩm) hoặc cần dừng và chỉnh ngay khi phát hiện lỗi. Máy in nhiệt chuyên dụng thường in đơn sắc.

Cách kết hợp phổ biến: đặt xưởng in sẵn phần cố định (nền màu, logo, nội dung bắt buộc ổn định), rồi in đè phần thay đổi bằng máy tại kho. Cách này giảm chi phí, đồng thời giữ được hình thức đồng bộ cho thương hiệu.

Kinh nghiệm kiểm tra tem trước khi dán hàng loạt

Trước khi tem đi vào lưu thông, nên kiểm tra mẫu theo ba tiêu chí:

• Hình thức dán: tem phẳng, không nhăn, không rách mép, không bong góc.
• Độ rõ nét: chữ nhỏ vẫn đọc được, mực không lem, không phai.
• Độ bám dính: keo bám chắc trên bao bì thực tế trong điều kiện vận chuyển, lưu kho và trưng bày.

Một mẹo nhỏ là dán thử vài chiếc lên bao bì thật rồi để qua đêm trong điều kiện bảo quản thực tế (kho lạnh, môi trường ẩm). Cách này nhanh và cho thấy ngay vấn đề về keo hoặc chất liệu. Vì vậy, khi nhận đơn tem phụ, chúng tôi luôn đề nghị in test và để khách dán thử trên sản phẩm thật trước khi in cả lô.

Câu hỏi thường gặp về tem phụ

Tem phụ khác tem nhãn gốc ở điểm nào?
Tem nhãn gốc do nhà sản xuất nước ngoài in trên bao bì. Tem phụ do đơn vị nhập khẩu bổ sung bằng tiếng Việt để đáp ứng quy định ghi nhãn, đồng thời giữ nguyên nhãn gốc.

Có bắt buộc dán tem phụ cho mọi hàng nhập khẩu không?
Không. Nếu nhãn gốc đã đầy đủ nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt thì không cần. Một số trường hợp khác cũng được miễn theo quy định. Nên đối chiếu theo nhóm hàng và mục đích nhập khẩu của bạn.

Tem phụ có cần đúng kích thước nào không?
Không có kích thước bắt buộc. Quan trọng là chữ đọc rõ, nội dung đầy đủ và tem không che nhãn gốc.

Thông tin trên tem phụ do xưởng in tự dịch được không?
Đơn vị nhập khẩu chịu trách nhiệm về nội dung. Xưởng in hỗ trợ trình bày, dàn trang và in theo nội dung bạn cung cấp. Bạn nên tự kiểm tra bản dịch với chuyên gia hoặc cơ quan chuyên ngành trước khi chốt.

In ít tem có được không?
Được. Với đơn nhỏ, in kỹ thuật số linh hoạt hơn vì không cần làm bản in riêng.

Tem phụ đạt chuẩn cần hội đủ ba yếu tố: nội dung đầy đủ và trung thực với nhãn gốc, trình bày dễ đọc và đặt đúng vị trí, chất liệu phù hợp với môi trường bảo quản. Đầu tư kỹ ở khâu nội dung và in thử sẽ giúp bạn tránh được rủi ro về xử phạt và tiết kiệm chi phí in lại.

Nếu bạn đang chuẩn bị in tem phụ cho hàng nhập khẩu, hãy liên hệ công ty In Sắc Màu qua hotline/Zalo 0888 365 303 hoặc email lienhe.insacmau.com@gmail.com. Đội ngũ tư vấn sẽ giúp bạn chọn chất liệu, kích thước và phương án in phù hợp với sản phẩm, đồng thời hỗ trợ in test để bạn dán thử trước khi sản xuất số lượng lớn.