Chuẩn bị quà Tết cho nhân viên luôn là "bài toán" khiến bộ phận Nhân sự (HR) hay Công đoàn phải trăn trở mỗi dịp cuối năm. Một món quà Tết ý nghĩa không chỉ là lời tri ân sau một năm cống hiến mà còn là công cụ tuyệt vời để gắn kết nội bộ và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm sao để cân bằng giữa ngân sách công ty và sự hài lòng của tập thể?

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ checklist 10 bước chuẩn bị quà Tết cực kỳ chi tiết, kèm theo bảng ngân sách dự trù mẫu giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch và triển khai một cách trơn tru nhất.

Phần 1: Checklist 10 bước chuẩn bị quà Tết chuyên nghiệp

Để tránh tình trạng cập rập, thiếu sót hay vượt ngân sách, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch trước Tết khoảng 1.5 đến 2 tháng với 10 bước sau:

Bước 1: Chốt danh sách và phân loại nhân sự Lên danh sách tổng số lượng người nhận quà. Cần làm rõ chính sách công ty: nhân viên thử việc, thực tập sinh hay nhân viên nghỉ thai sản có được nhận quà hay không để tránh khiếu nại về sau.

Bước 2: Xin duyệt ngân sách tổng và định mức cá nhân Trình Ban Giám đốc (BGD) dự toán ngân sách. Cần xác định rõ định mức cho mỗi phần quà là bao nhiêu (ví dụ: 500.000đ/người hay 1.000.000đ/người).

Bước 3: Khảo sát nội bộ (Tùy chọn) Thực hiện một mini-survey nhanh gọn để xem xu hướng năm nay nhân viên thích nhận gì (Giỏ quà truyền thống, quà sức khỏe, đồ gia dụng hay phong bao lì xì).

Bước 4: Lên ý tưởng và chọn phân khúc quà tặng Từ định mức và kết quả khảo sát, HR bắt đầu lên ý tưởng set quà. Xu hướng những năm gần đây thường ưu tiên các hộp quà sức khỏe (trà, mật ong, hạt dinh dưỡng) thiết kế hiện đại, tốt cho sức khỏe gia đình.

Bước 5: Tìm kiếm nhà cung cấp Lập danh sách từ 3 đến 5 nhà cung cấp uy tín trên thị trường, có khả năng đáp ứng đủ số lượng, chất lượng và thời gian yêu cầu.

Bước 6: Yêu cầu báo giá, thiết kế và nhận mẫu thử (Demo) Yêu cầu các bên gửi báo giá chi tiết và gửi mẫu hộp quà thực tế đến văn phòng để BGD và đại diện Công đoàn trực tiếp "mắt thấy, tay sờ", nếm thử sản phẩm bên trong.

Bước 7: Chốt nhà cung cấp và ký hợp đồng Sau khi chọn được đơn vị ưng ý, tiến hành ký hợp đồng rõ ràng về:điều khoản thanh toán, quy cách đóng gói, in ấn logo, thời gian và địa điểm giao nhận hàng. Phạt vi phạm nếu giao trễ hẹn.

Bước 8: Lên kế hoạch truyền thông nội bộ và kịch bản trao tặng Gửi email thông báo cho toàn công ty về thời gian, địa điểm nhận quà (Có thể trao tại tiệc Year End Party hoặc gửi về tận phòng ban).

Bước 9: Nhận hàng và nghiệm thu chất lượng Khi nhà cung cấp giao hàng, cử người kiểm đếm đủ số lượng, kiểm tra xác suất tình trạng móp méo vỏ hộp, date sản phẩm và chất lượng in ấn logo.

Bước 10: Trao tặng và ghi nhận phản hồi Tổ chức trao quà trong không khí vui vẻ. Sau Tết, HR nên lắng nghe phản hồi của nhân viên về món quà để rút kinh nghiệm cho năm sau.

Phần 2: Bảng ngân sách chuẩn bị quà Tết (Mẫu tham khảo)

Dưới đây là bảng dự toán ngân sách mẫu cho một công ty quy mô 100 nhân sự, định mức 600.000 VNĐ/người:

Phần 3: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín - Chìa khóa thành công

Một trong những bước quan trọng nhất của checklist chính là tìm đúng "bạn đồng hành". Maison Gift là 1 ví dụ nhà cung cấp tiêu biểu và uy tín trên thị trường hiện nay. Thay vì HR phải chật vật chạy vạy tự mua từng hộp mứt, lạng trà rồi lọ mọ đóng gói, việc hợp tác với các đơn vị trọn gói sẽ giải quyết mọi vấn đề.

Maison Gift sở hữu các bộ sưu tập quà Tết đa dạng từ phân khúc tiêu chuẩn đến VIP, kết hợp nông sản Việt chất lượng cao. Việc đặt quà cho doanh nghiệp tại những đơn vị chuyên nghiệp như thế này sẽ giúp bộ phận Nhân sự được hỗ trợ toàn diện từ khâu lên ý tưởng, thiết kế thiệp, in logo cho đến vận chuyển an toàn. Hy vọng với checklist chi tiết và bảng ngân sách mẫu trên, bộ phận HR/Admin của công ty bạn sẽ có một mùa chuẩn bị quà Tết thật thảnh thơi, ghi điểm tuyệt đối trong mắt Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên!